Stundenausmaß: Vollzeit, unbefristet
Arbeitgeber: Sigmund Freud PrivatUniversität Wien
Dienstort: 1020 Wien, Freudplatz 3
monatlicher Bruttolohn: EUR 2.300 bis 2.500 (VZ)
(verhandelbar in Abhängigkeit von Qualifikation / Berufserfahrung)
Ende der Bewerbungsfrist: 30.06.2022

Die SFU MED besetzt das Office Organisation und Veranstaltungsmanagement neu. Das Office ist erste Anlaufstelle für die laufenden organisatorischen Agenden der Fakultät und zudem wichtige Schnittstelle zu allen Referaten der Fakultät sowie Abteilungen der Universität. Neben dem täglichen Office Management sind Sie vor allem für die reibungslose Umsetzung diverser Veranstaltungsformate der Fakultät zuständig und unterstützen darüber hinaus projektbezogen. Planung und Umsetzung erfolgen in Abstimmung mit der administrativen Leitung.

Tätigkeitsbereich

Office Management:

  • Allgemeine Assistenztätigkeit im Dekanat der Medizin (Leitung Administration)
  • Bestellwesen des Dekanats (Bürobestellung und Ausstattung, Reinigungs- und Unterrichtsmaterialien, etc.)
  • Betreuung der MED-Website (Content-Erstellung und Aktualisierung, Events online stellen, News-Beiträge verfassen sowie Personeneingabe)
  • Betreuung diverser Nebenprojekte und Zusammenarbeit mit Studierenden / Lehrenden / Kolleg*innen
  • Unterstützung HR-Management (Inserate erstellen und schalten, Terminkoordination mit Bewerber*innen und Einführung neuer Mitarbeiter*innen)
  • Schnittstelle zu den Abteilungen und Gruppen Rektorat, Lehrende, Studierende, Finanz, Personal, Hochschulkommunikation, Aufnahme, Campus Management / Facility und Reinigung, Zentraler Einkauf, IT und Medientechnik und Catering
  • Betreuung des E-Mail Postfachs für allgemeine Anfragen

Veranstaltungsmanagement:

  • Teamleitung im Bereich Veranstaltungsmanagement
  • Selbstständige und eigenverantwortliche Umsetzung unterschiedlichster Veranstaltungsformate (Info-Veranstaltungen, Graduierungsfeiern, Messen, Mitarbeiter*innen-Events, Aktionstage wie „Tag der offenen Tür“, „Lange Nacht der Forschung“, Campus-Führungen, Kooperationsveranstaltungen mit externen Partner*innen oder Einmietungen am Campus)
  • Unterstützung bei Veranstaltungen interner Organisationseinheiten (Begehungen, Raumreservierungen, Gestaltung der Raumpläne, Leitsystem, Check-In, etc.)
  • Nachbearbeitung und Evaluierung der Veranstaltung

Anforderungen:

  • Universitäts- bzw. Fachhochschulabschluss sowie einschlägige Berufserfahrungen im Bereich Projekt- oder Eventmanagement
  • Organisationstalent und souveränes Auftreten
  • exzellente Kenntnisse MS-Office (versierter Umgang mit Serienbrief)
  • Kenntnisse universitärer Abläufe und Strukturen von Vorteil
  • selbstständiges und pflichtbewusstes Handeln sowie schnelles Auffassungsvermögen
  • ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Flexibilität
  • ausgezeichnete Umgangsformen, gepflegtes Äußeres, hohe Serviceorientierung

Wir bieten:

  • die Möglichkeit, ein zentrales Referat im Dekanat der jungen, rasch wachsenden Fakultät für Medizin mitzugestalten
  • sehr gutes Betriebsklima, Mitarbeit in einem jungen, dynamischen Team
  • Einschulung während der Einführungsphase
  • flexible Arbeitszeiten
  • Job-bezogene Weiterbildungsmöglichkeiten
  • gute Anbindung und zentrale Lage am grünen Prater
  • Apothekenrabatt
  • direkte Anbindung an die SFU- Zahnklinik zu Mitarbeiter*innen-Konditionen
  • Kaffee-Vollautomat und großzügige Mitarbeiter*innen-räumlichkeiten sowie sonnige Dachterrasse mit Aussicht auf den Prater
  • hauseigene Cafeteria
  • Mitarbeiterevents
  • bei Interesse: Schnuppern in div. Kurse der Medizin

Ihre Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf und Motivationsschreiben richten Sie bitte an: Mag. Barbara Hohenauer-Hlebaina, MBA; barbara.hohenauer@med.sfu.ac.at

Ende der Bewerbungsfrist: 30.06.2022